¿Es cada vez más difícil organizar eventos para sorprender? Para algunas empresas, se trata de un reto a superar, aunque es posible lograrlo. Creatividad, ganas y mucho esfuerzo son ingredientes básicos. También resultan clave las alianzas acertadas con profesionales del sector que apoyen el proceso estratégico de diseño del evento, el encuentro o las jornadas para un resultado que supere expectativas.

¿Qué ha pasado con los eventos?

Cuando surgieron los eventos, quienes asistían decidían acercarse a ver de qué se trataba, buscaban un pequeño respiro de su rutina de trabajo y un encuentro de este tipo se planteaba como la ocasión perfecta para adquirir conocimientos, establecer contactos y probar interesantes propuestas gastronómicas o bocados divertidos y originales. La posibilidad de vivir una experiencia extraordinaria y fuera de lo común les motivaba a abandonar su zona de confort y abrirse a la novedad.

Sin embargo, con el tiempo, en la mayoría de los casos, asistir a eventos se convirtió en una experiencia extremadamente predecible e incluso aburrida.

¿Ya no se diseñan eventos para sorprender? Basta con repasar mentalmente algunos de los últimos encuentros o jornadas a los que cualquier hemos podido asistir como invitados: se hace el registro, se recoge la tarjeta de identificación y algún detalle de merchandising, se asiste a la sesión de apertura, se participa en talleres o paneles de discusión y, en los descansos hay ocasión para tomar café o almorzar. Mientras se interactúa con algunas personas, intercambiando tarjetas de negocios.

Nada memorable sucede y eso hace que las ganas de asistir decaigan. En lugar de una experiencia notable, los asistentes obtienen la misma secuencia aburrida, en base a una dinámica de sobras conocida. Muchos se lo pensarán dos veces antes de asistir al próximo evento, otros participarán solo si es obligatorio.

Pero hay formas de evitar que esto suceda si se marca el objetivo de diseñar uno de esos eventos para sorprender que no dejan a nadie indiferente.

Las claves de los eventos para sorprender

La respuesta está justo frente a nosotros: debemos introducir conscientemente momentos de sorpresa en nuestros eventos. Esto mantendrá la atención de los asistentes en todo lo que sucede alrededor y hará que realmente disfruten de una experiencia diferente y emocionante.

Las claves de los eventos para sorprender son:

1.  Aprovecha el poder del storytelling, incluyendo de la decoración a la propuesta de catering. Haz que tus asistentes se sientan parte de algo grande. Conecta las actividades a través de una historia que agregue también elementos de gamificación a su evento. Las historias son un recurso muy potente para aumentar la curiosidad y mantener la atención de las personas durante un período de tiempo más prolongado. Imagina que en las pausas para el entretenimiento se muestre una historia clara en pleno desarrollo frente a los ojos de los asistentes. La incorporación de la narración de historias mejorará la experiencia de los invitados y les hará disfrutar más del evento.

2.  Fomenta ambientes creativos y más actividades. Los eventos para sorprender necesitan tener una dinámica creativa y divertida. Desde juegos hasta programas sociales divertidos o talleres de creación culinaria, hay que pensar en una amplia variedad de opciones para elegir. Por ejemplo, podrías programar un showcooking y animar a los asistentes a que hagan su propio sushi o que construyan una torre de Lego juntos.

3. Saca a los asistentes de su zona de confort. La clave de la sorpresa es lo inesperado. Todos esperan ir a una conferencia o convención y sentarse todo el día en un lugar para eventos prácticamente inerte, aséptico y parecido a cualquier otro. Cambia eso. Organiza eventos para sorprender en un lugar diferente: un jardín al aire libre, como el del COAM; un espacio diáfano de aire industrial, como los muchos que tienes en Madrid o sal de la capital y llévales al campo. Aparte de la localización, piensa en configurar el espacio de tu lugar de manera un poco diferente. En lugar de sillas y asientos tradicionales, innova en los muebles y en los asientos, atrévete a combinar zonas con diferentes cojines o alfombras cómodas para sentarse. Todos estos elementos sorprendentes fortalecerán el ambiente extraordinario que todos los eventos deberían tener.

4. Rodeaos de influencers. Uno de los elementos de difusión más efectivos son las redes sociales. Encuentra a los embajadores de marca o perfiles influyentes en el social media que conseguirán ampliar el alcance de tu iniciativa publicando en sus cuentas públicas las mejores fotografías de la propuesta de catering o las instantáneas más llamativas de la decoración.

Además de una preparación impecable y una buena campaña de marketing, para planificar un evento que alcance objetivos hoy en día se requiere un diseño cuidadoso de la experiencia de los asistentes. Como vivimos en un mundo en el que lograr el efecto wow es cada vez más difícil, porque las personas ya no se sorprenden tan fácilmente, resulta crucial encontrar formas de conseguirlo. Además de aplicar las cuatro claves mencionadas es necesario contar con el expertise de profesionales de la iluminación, los efectos especiales, las flores, la decoración o el catering.

En este último caso interesa buscar un equipo que tenga experiencia en eventos del tipo del que quieres ofrecer: para las masas, eventos de lanzamiento, eventos de aniversario o eventos para clientes escogidos… Su visión y saber hacer, unidas a su profesionalidad conseguirán que aciertes con la propuesta de menú de tapas, que la presentación y puesta en escena sea un éxito y que la creatividad detrás de cada elemento de la oferta añada más valor a un evento para sorprender que les conquistará por el estómago.

¿Listo para marcar la diferencia y desmarcarte del resto?