Cómo elegir bien el espacio para un evento: 7 detalles a tener en cuenta

Has encontrado ya tu espacio? ¿Sabes qué opciones hay disponibles cerca de donde planeas tu encuentro? ¿Quieres el mejor sitio para tu evento, sin lugar a dudas?

 

 

Las dudas son parte del proceso creativo y es común que aparezcan al planear un evento. Cómo elegir bien el espacio para un evento es algo que no todas las empresas saben y, sin embargo, se trata de un aspecto que termina adquiriendo gran peso en el éxito final de su iniciativa.

¿Te imaginas un evento donde la gente no tuviera sitio ni para moverse? O peor aún, ¿qué imagen se transmitiría si el lugar que se elige para el evento es demasiado grande y al llegar la fecha parece que está casi vacío?

No es sólo una cuestión de tamaño, aunque también importa. El estilo, la decoración, los servicios, la infraestructura, las posibilidades… No es lo mismo que quieras dar una fiesta multitudinaria para lanzar un nuevo producto, que un ciclo de conferencias o un desayuno de trabajo.

¿Discoteca, edificio emblemático, finca o tu propia empresa? Desde nuestra experiencia en el mundo de los eventos, te vamos a ayudar a que hagas la mejor elección compartiendo contigo algunas pistas.

 

 

Las claves de cómo elegir bien espacio para un evento

Todavía con la resaca de éxito del evento anterior, te vuelves a ver en la misma situación. Otra ve a empezar de cero y a buscar lugar, inspiración y a los mejores profesionales para que la audiencia que reúnas salga con ganas de más y se hable de tu negocio durante semanas.

Te has propuesto subir el listón y quieres batir tus propias marcas, así que, lo primero en lo que tienes que centrarte es en cómo elegir bien el espacio para tu evento. Para superar este momento crítico en la etapa de planificación necesitas tener claros aspectos como:

1. El público que va a acudir al evento: la relación que les une con la empresa, el interés que tienen en el evento, sus características comunes, tu experiencia con ellos en eventos anteriores e incluso el rango de edad de los asistentes.

 

 

2. Mensaje que quieres transmitir con el evento: está íntimamente relacionado con el objetivo que te has propuesto. Debe ser claro, pero, ante todo, tú tienes que visualizarlo con nitidez para poder orientar hacia él todos los esfuerzos.

3. Aforo y número de invitados: esta cifra, a la que terminarás llegando tras añadir y quitar nombres de tu lista, condicionará tu decisión final. Para entender cómo elegir espacio para un evento hay que aceptar que el mejor lugar es el que asegura la comodidad de los asistentes y te permite alcanzar tus metas.

4. Estética del evento y del espacio: una vez ya has determinado si se tratará de un evento grande o una reunión de asistencia más limitada; que tienes claro el propósito del encuentro y alguna idea de lo que quieres hacer; te falta buscar inspiración. ¿Por qué no echas un vistazo a los mejores espacios para eventos en Madrid? Discotecas, museos, fincas, lugares vanguardistas, estilos más clásicos… y, ¿Por qué no? Tampoco descartes tu propia oficina, si consideras que el espacio será suficiente para dar cabida a tu propuesta.

 

 

5. Capacidad para personalizarlos y decorar: cuando ya hayas hecho una preselección de los dos o tres espacios para eventos que por sus dimensiones, ubicación y servicios se adaptan mejor a tus necesidades, te faltará contactar con sus responsables. Una parte importante en cualquier evento es la personalización. Decorados, luces, música… necesitas que te confirmen que es posible poner en marcha tus ideas.

6. Presupuesto: la bajada a la realidad te puede hacer perder un par de ideas por el camino. La inspiración es un arma poderosa y nos lleva muy lejos, pero, después, puede suceder que en el plan inicial se nos hayan ido las cuentas algunos ceros de más. Intenta tener claros los límites antes de iniciar la búsqueda y recuerda que siempre es preferible optar por la calidad que por la cantidad.

7. Tipo de servicio de catering que requiere el evento: la gastronomía termina definiendo cualquier encuentro. Una presentación, una fiesta de empresa, un showroom, una entrega de premios… No hay quien no hable del catering y, además, está comprobado que este elemento es el principal factor diferenciador de eventos. Consigue que el tuyo destaque por encima de la media asociándote con los mejores. Busca la profesionalidad, investiga en las opiniones de las diferentes webs para identificar a las compañías con el servicio más amable y atento; una vez localizados, reúnete con ellos y cuéntales tu idea para dejar que te sorprendan con sus propuestas.

Evento Amadeus from El Laurel de Elena y Lola on Vimeo.

 

El espacio para el evento y sus posibilidades

No es lo mismo hacer un evento para mil personas de noche que un desayuno informativo de 100 personas… Cada uno tiene características diferentes, pero algo en común: que deben permitirte alcanzar objetivos. Para lograrlo necesitas que los asistentes se sientan mimados, únicos, privilegiados y satisfechos.

Es misión cumplida si vas a celebrar:

  • Gran evento nocturno: centra tu elección en espacios que permitan música y de grandes dimensiones. Las discotecas son un gran recurso. Imagínalo con una decoración modernista y un catering innovador, basado en propuestas tipo cóctel o food trucks.

 

 

  • Desayuno de trabajo: busca un espacio con luz natural que permita un montaje en escuela para la charla (Torre Espacio). Especialidades dulces y saladas, todo artesanal, mucha fruta y una extensa carta de tés y cafés os llenarán de energía. No te olvides de ofrecer a los asistentes unas galletitas con el logo de tu empresa.

 

  • Evento de tarde: ¿prefieres un espacio clásico con decoración imponente (Museo del Prado) o algo moderno e industrial (Kikekeller)?… Madrid es una ciudad repleta de espacios para eventos y cada día se cuida más la estética para que los eventos sean impresionantes. El food event design te ayudará a ganar puntos aunque serán los espectáculos de cocina en directo los que te metan al público en el bolsillo.

 

 

  • Un evento diferente: espacios a dos alturas (COAM), espacios contiguos (Círculo de Bellas Artes), lugares con singularidades arquitectónicas (Palacio de Neptuno) o un destino fuera de Madrid (Capilla de Brihuega). En escenarios así puedes optar por un catering buffet, donde cada asistente escoja los bocados que más le llaman la atención. No te olvides de poner algunos puestos y corners para alinear la propuesta gastronómica con el hilo conductor temático del evento. ¿Chiringuitos playeros, vagones de tren, barcas de pescadores o jaimas árabes? ¿Qué prefieres?

 

Innovador o tradicional, amplio o íntimo, un lugar de sobras conocido o una joya aún por descubrir… ¿ya sabes cómo elegir espacio para tu evento?

 

2017-08-22T15:39:07+00:00